Il PMO e le sue sfaccettature professionali
di Giulia Airaghi, Consultant in Red Public
Negli ambienti aziendali sempre più complessi e dinamici di oggi, la gestione efficace dei progetti è diventata una priorità strategica per le organizzazioni che mirano al successo e alla crescita sostenibile.
Nel corso degli anni, il ruolo del Project Management Office (PMO) ha subito un'evoluzione significativa, passando da un'entità principalmente amministrativa a un catalizzatore di cambiamento e innovazione. Oggi, il PMO è definito come un gruppo o un’unità funzionale che fornisce supporto operativo ai project manager e contribuisce attivamente alla definizione di strategie di PM, alla gestione dei rischi, alla standardizzazione dei processi e alla promozione di una cultura organizzativa orientata al successo dei progetti aziendali assicurando che siano pianificati, eseguiti e monitorati in modo coerente e conforme agli obiettivi strategici dell'azienda.
L’ufficio PM è preposto allo svolgimento di una serie di attività chiave all'interno di un'organizzazione fungendo da punto di riferimento per tutte le attività legate alla gestione dei progetti aziendali.
Una delle funzioni principali è sicuramente la standardizzazione dei processi di project management che impegna il PMO nella definizione e nell'implementazione di standard, nelle metodologie e nelle procedure per la pianificazione, l'esecuzione e il monitoraggio dei progetti. Questo non solo minimizza il rischio di errori o inefficienze, ma assicura una coerenza e uniformità maggiori nell'approccio alla gestione, agevolando la collaborazione tra i team e potenziando la sinergia e l'allineamento verso gli obiettivi aziendali. La gestione integrata dei progetti da parte della funzione PMO garantisce, infatti, l'allocazione e l'ottimizzazione delle risorse umane, finanziarie e materiali conformi alle priorità aziendali. Inoltre, assicura la trasparenza e l'accountability attraverso la comunicazione regolare delle informazioni relative allo stato dei progetti ai vari stakeholder.
La standardizzazione dei processi di PM consente una gestione e un monitoraggio integrato del portafoglio progetti che permette di sviluppare una cultura di miglioramento continuo all’interno dell’azienda. Il PMO, infatti, grazie ad un’approfondita conoscenza delle tematiche e ad un’analisi delle lesson learned e della condivisione di best practice, funge da motore di innovazione all’interno dell’organizzazione, in quanto identifica e promuove nuove opportunità di progetto, incoraggiando la sperimentazione e l’adozione di nuove tecnologie e/o strumenti in grado di contribuire alla crescita e al successo dell’azienda adattandosi ai cambiamenti del mercato.
Dalla panoramica sopra descritta è chiaro che le responsabilità e le sfaccettature professionali siano molteplici, tuttavia, è opportuno ricordare che i ruoli variano notevolmente da un'azienda all'altra e che, come qualsiasi funzionalità strategica, le funzioni del PMO si differenziano sulla base dell’approccio alla gestione dell’ufficio PM dell'impresa.
In generale, è però possibile identificare configurazioni più frequenti di PMO all’interno delle imprese:
- PMO di Supporto: è un modello che fornisce principalmente supporto amministrativo e operativo ai project manager e ai team di progetto. Gestisce la documentazione, facilita la comunicazione e offre strumenti e risorse utili per la gestione dei progetti.
- PMO di Controllo: è un modello che richiede una rigida aderenza alle politiche, alle pratiche, agli standard, ai modelli, agli strumenti e alle tecniche che ha stabilito per garantire l'uniformità tra tutti i progetti dell'organizzazione. Tale PMO, infatti, stabilisce procedure di controllo e verifica il rispetto delle scadenze, dei budget e dei livelli di qualità definiti.
- PMO Direttivo: la caratteristica distintiva di un PMO direttivo è il coinvolgimento diretto nell'esecuzione dei progetti; i project manager dell'ufficio si inseriscono in ogni iniziativa per dirigere le attività necessarie a portare a termine il progetto, assicurando così un alto grado di coerenza da un progetto all'altro.
Considerando le diverse sfaccettature che un ufficio PMO può ottenere in base al portafoglio progetti e alla sua complessità, risulta essenziale definire le linee guida di tale funzione in base alle necessità dell’azienda.
In conclusione, il Project Management Office si presenta come un'infrastruttura imprescindibile per le organizzazioni che perseguono la gestione efficace dei progetti. Attraverso la standardizzazione dei processi, la gestione delle risorse e il monitoraggio continuo, il PMO garantisce una maggiore governance, trasparenza e riduzione dei rischi nei progetti aziendali. Investire nella creazione e nel mantenimento di un PMO solido e funzionale rappresenta pertanto un passo strategico per migliorare le performance complessive e la competitività dell'organizzazione nel mercato attuale.
Sitografia
- https://it.smartsheet.com/experts-all-about-project-management-offices-and-pmo-best-practices